Cómo preparar documentos para enviar faxes en línea con impresoras Brother
Si quieres saber cómo preparar tus documentos para enviar faxes por Internet usando una impresora Brother, estás en el lugar indicado. Estas impresoras cuentan con varias funciones que hacen que mandar faxes online sea sencillo y rápido. Aquí te dejo una guía fácil para que entiendas cómo preparar tus archivos para enviar faxes a través de la función Brother Internet Fax (I-Fax).
¿Qué es el fax por Internet?
El fax por Internet, o I-Fax, es una forma de enviar faxes usando el correo electrónico en lugar de las líneas telefónicas tradicionales. Cada vez más gente prefiere este método porque simplifica todo el proceso y te permite manejar y guardar los faxes de forma digital, sin complicaciones.
Pasos para preparar tus documentos para I-Fax
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Carga tu documento: Primero, coloca el documento que quieres enviar en la impresora. Si tu modelo tiene alimentador automático de documentos (ADF), úsalo para varias páginas; si no, pon la hoja directamente sobre el cristal del escáner para un solo documento.
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Configura los ajustes de I-Fax: Desde el panel de control o la página de administración web, ajusta las opciones necesarias para enviar tu fax. Así te aseguras de que todo esté listo para que el envío sea exitoso.
Configuraciones clave para enviar un fax
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Asunto del correo: Piensa en un título que resuma bien lo que contiene tu fax, así quien lo reciba sabe de qué va al instante.
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Mensaje del correo: Si quieres, añade una breve descripción para dar un poco más de contexto.
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Límite de tamaño: Ojo con el tamaño del archivo, porque tu servicio de correo puede tener restricciones y no querrás que se quede a medias.
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Solicitar notificación de entrega: Activa esta opción para que te avisen cuando el fax haya llegado sin problemas.
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Seleccionar destinatario: Puedes escribir la dirección de correo electrónico directamente en la pantalla táctil. Si ya tienes guardado el contacto en la agenda, solo selecciónalo para hacerlo más rápido.
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Enviar el fax: Cuando todo esté listo, pulsa el botón "Inicio Fax" en el panel de control. La máquina Brother escaneará el documento y lo enviará a través de tu servidor SMTP. Si en algún momento quieres cancelar, solo tienes que presionar el botón correspondiente durante el escaneo.
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Vigilar el estado: Después de enviar, la impresora mostrará mensajes en la pantalla LCD, como "Enviando", "Enviado" o "Error", según cómo haya ido. Si no se puede enviar, revisa los mensajes de error, que pueden ser por formatos no compatibles o por exceder el tamaño permitido.
Cómo gestionar los faxes entrantes
Si tienes una impresora Brother preparada para recibir faxes digitales vía Internet, te cuento cómo funciona todo esto de forma sencilla:
Cuando te llegue un fax por Internet, la impresora lo imprimirá automáticamente, a menos que hayas configurado otra cosa. Para que todo vaya sobre ruedas, es importante que ajustes opciones como el "Auto Polling", que es básicamente la impresora revisando sola si hay faxes nuevos, y la "Frecuencia de Polling", que puedes poner a tu gusto según lo que necesites.
Además, puedes activar las notificaciones de entrega, que te avisan cuando un fax ha llegado. Así no te pierdes nada.
Consejos para manejar errores
Si ves algún mensaje raro o error en la pantalla de la impresora mientras envías o recibes faxes, no te preocupes, suele ser algo sencillo de arreglar:
- Primero, asegúrate de que los documentos que envías estén en un formato que la impresora entienda, normalmente TIFF.
- También revisa que la conexión a Internet esté activa y que los ajustes SMTP estén bien configurados en la impresora.
Siguiendo estos pasos, enviar y recibir faxes por Internet con tu Brother será pan comido. Y si algo no funciona, no dudes en echar un vistazo al manual o a la página de soporte, que ahí siempre hay soluciones.
¡Suerte con esos faxes!