Cómo enviar documentos escaneados por email con impresoras Brother
Si tienes una impresora Brother y quieres mandar tus documentos escaneados directamente a tu correo electrónico, estás de suerte. Estas impresoras traen funciones integradas que hacen que este proceso sea pan comido, permitiéndote enviar documentos importantes en un abrir y cerrar de ojos. Aquí te explico paso a paso cómo configurar tu Brother para que los escaneos lleguen directo a tu email.
1. Conecta tu impresora a la red
Antes de nada, asegúrate de que tu impresora Brother esté conectada a la red. La mayoría de modelos te permiten hacerlo desde el panel de control, entrando en la configuración de red. Puedes usar Wi-Fi o cable Ethernet, según lo que tengas a mano.
2. Ajusta los parámetros SMTP
Para que la impresora pueda enviar correos, necesita saber cómo conectarse al servidor de email, es decir, configurar los ajustes SMTP. ¿Cómo hacerlo? Sigue estos pasos:
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Accede a la gestión web: Abre un navegador en tu ordenador y escribe la dirección IP de tu impresora (la encuentras en el menú de la impresora). Luego, inicia sesión con la contraseña predeterminada, que suele venir en el manual o en una etiqueta de la impresora.
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Configura el correo SMTP: Busca la sección de configuración de email o escaneo y completa los datos del servidor SMTP que uses para enviar correos.
Y listo, con esto ya tendrás tu impresora lista para enviar los documentos escaneados directamente a tu correo. La verdad, es una función que ahorra mucho tiempo y evita pasos innecesarios.
Configura tu correo para escanear y enviar documentos
Introduce estos datos:
- Dirección del servidor SMTP
- Número de puerto
- Tu nombre de usuario de correo
- Tu contraseña de correo
- Selecciona el método de cifrado (por ejemplo, SSL/TLS)
No olvides guardar todos estos ajustes antes de continuar.
Cómo usar el botón de escaneo
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Prepara tu documento:
Coloca la hoja con la cara hacia arriba en el alimentador automático de documentos (ADF) o boca abajo sobre el cristal del escáner. -
Selecciona la opción de escanear:
En el panel de control de tu impresora, pulsa el botón de Escanear. -
Elige enviar por correo:
Busca y selecciona la opción "Correo electrónico". Si te lo pide, escoge el ordenador al que quieres enviar el archivo escaneado. Puede que también tengas que elegir la aplicación de correo que usas, como Outlook o Apple Mail. -
Ajusta las configuraciones si quieres:
Aquí puedes cambiar detalles como la resolución o el tipo de archivo (PDF, JPEG, etc.). -
Inicia el escaneo:
Pulsa "Iniciar" o "Escanear" para que la impresora Brother haga su trabajo y envíe el documento escaneado como un archivo adjunto en un correo.
¡Y listo! Así de sencillo es enviar documentos escaneados directamente desde tu impresora a tu correo electrónico.
Personaliza tu dirección de correo para usarla a menudo
Para hacer todo más rápido y sencillo, puedes guardar las direcciones de correo que usas con frecuencia directamente en la libreta de direcciones de tu impresora:
- Entra en la configuración de la libreta de direcciones desde el panel de control de la impresora.
- Añade ahí los correos que sueles usar más.
Así, cuando vayas a escanear, solo tendrás que elegir el destinatario sin perder tiempo escribiendo la dirección.
Solución rápida a problemas comunes
Si te topas con algún problema, aquí te dejo algunos consejos que suelen funcionar:
- Revisa la configuración del correo: Asegúrate de que los datos SMTP estén bien escritos y sin errores.
- Problemas de conexión: Verifica que la impresora esté conectada correctamente a la red. Puedes imprimir un informe de configuración de red para ver si todo está en orden.
- Límites de tamaño del correo: Ten en cuenta que el documento escaneado no debe superar el límite de tamaño que permite tu proveedor de correo (normalmente unos 20 MB).
Para terminar
Con estos pasos tan sencillos, podrás configurar tu impresora Brother para enviar los documentos escaneados directamente por correo electrónico. Ya sea para temas del trabajo o cosas personales, esta función te ahorrará tiempo y esfuerzo, créeme que vale la pena probarla.
Si en algún momento decides ampliar tu lista de correos o cambiar alguna configuración, no te preocupes: solo tienes que volver a entrar al portal de gestión web de tu impresora Brother y listo, ¡todo estará listo para funcionar de nuevo!